Steuerberatung
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung: Sind Sie bereit?
Weitergabe von Arbeitgeberdaten im elektronischen Verfahren
Auf die Schnittstelle kommt es an
Bereits seit dem Jahr 2014 wird die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) bei Arbeitgeberprüfungen der Rentenversicherungsträger eingesetzt. Ziel ist es, die Betriebsprüfung mit den Daten maschinell zu unterstützen und den Aufwand für alle Beteiligten zu verringern.
Seit dem 01.01.2023 sind die für die Prüfung notwendigen Daten elektronisch aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm zu übermitteln. Die elektronische Übermittlung der Daten aus der Finanzbuchhaltung ist seit dem 01.01.2025 verpflichtend. Bisher konnte auf Antrag des Arbeitgebers eine Befreiung zur Übermittlung der prüfrelevanten Daten gestellt werden. Diese Möglichkeit erlischt zum 31. Dezember 2026.
Somit müssen in der Praxis alle Lohnabrechnungs- und Buchhaltungsprogramme ab dem 01.01.2027 verpflichtend über eine entsprechende systemgeprüfte Schnittstelle zur Deutschen Rentenversicherung verfügen. Im Prüfungsfall ist damit eine elektronische Übermittlung aller relevanten Daten möglich.
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser
Gerade wenn Unternehmen die Lohnabrechnung bzw. die Finanzbuchhaltung inhouse erledigen, sollte dringend überprüft werden, ob die eingesetzten Programme bereits über eine entsprechende Schnittstelle zur Deutschen Rentenversicherung verfügen. Fehlt diese Schnittstelle, ist der zuständige Softwareanbieter dringend aufzufordern, die Teilnahme an der euBP ab 2027 sicherzustellen.
Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung von Lohn- und Personaldaten wird es zudem verpflichtend, elektronische Personalunterlagen vollständig, strukturiert und nachvollziehbar zu führen, damit sie bei Prüfungen effizient ausgewertet werden können. Deswegen sollten Unternehmen dringend die Zeit bis 2027 nutzen, um ihre Systeme und Prozesse rechtzeitig auf die Anforderungen der euBP auszurichten.